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転職の履歴書の郵送方法。マナーを知らないと・・・

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志望企業へ送る履歴書、職務経歴書、添え状の書類一式がが完成したらどのような形で送るのが良いのか迷ってしまう方も多いようです。

この記事では、企業への書類送付のマナーに関して書いていきます。書類の内容が大切なのだから、作成した書類をただ単に送れば良いのでは?と考えてしまいますが、送り方1つとっても印象が変わることもあります。

受け取る人の事を考えて送っているなと思ってもらえれば、それだけで印象もアップします。反対に、ただ単に送ってるなと思われると悪い気はしないけれども、良い気もしません。

確かに、書類に記載されている内容が重視されるのは確かなことですが、送り方1つで他の応募者と差をつけることも大切です。

書類は折らずにA4の白封筒に入れる

書類は折らずにすむA4が入る白い封筒に入れて送りましょう。ただし履歴書をA3で出力している場合は半分に折るのは大丈夫です。

市販の封筒付の履歴書などを購入すると、履歴書を3つ折りにして入れましょうと書かれていますが、基本的には書類を折るのはNGです。なぜなら、送付する書類(履歴書、職務経歴書)には、あなたの経歴や個人情報が記載されています。大切な書類は折らないのがビジネス上ではマナーです。

仕事上、契約書や会社案内、提案書など重要な書類を折って送ったりすることはほとんどありません。(請求書などは3つ折りで送られてきますが)

あなたの書類も、仕事上では大切な書類の部類に入ると考えるならば、折って送ってしまうということは書類の格を下げてしまうのと一緒になってしまいます。あなたの履歴書や職務経歴書は大切な書類ですので折らずに郵送しましょう。

郵送の際の封筒ですが茶封筒はNGです。茶封筒はビジネス上では、請求書や領収書などを送る際に使われるものです。応募書類は事務的な書類ではありません。また、目上の人に対して茶封筒で送るのもマナー違反にあたります。

「これは、大切な書類ですよ。」と見た目で分かってもらうためにも、A4サイズの白封筒で送るようにしましょう。

封筒によっては郵便番号用の枠があるものと枠がないものがあります。枠の有無はどちらでも構いませんが、枠無を選んだ場合、左側に詰めすぎて書くと、切手を貼る場所が郵便番号の左下になり見た目のバランスが悪くなってしまいますので気をつけましょう。

添え状、履歴書、職務経歴書の順番にクリアファイルにいれる

続いては送る中身についてです。郵送する書類は、添え状、履歴書、職務経歴書の3種類(ハローワーク経由での応募の場合はプラスして紹介状)になります。この書類は、直接封筒に入れずに、クリアファイルに入れて送りましょう。

これは相手に書類が届いた際、封を切って取り出すときに、クリアファイルに入っていれば、クリアファイルを取り出すことで中身をそのまま取り出すことができるからです。

封筒に直接、書類を入れてしまうと、封筒を開けた人が中身を全部取り出さずに封筒を処分してしまうことも考えられます。職務経歴書の最後のページだけ抜き忘れてしまったら、あなたを書類審査で正確に選考することは出来なくなってしまいます。

この場合は、封筒の中身を確認せずに処分した人が悪いのですが、そうさせないためにもクリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。

クリアファイルの色ですが、無色が薄い水色が無難です。キャラクターのクリアファイルなどに入れて郵送するのは問題外です。クリアファイルに入れた内容が見にくくなる柄のファイルもありますがそこまで気を使う必要はありません。

ただし1点注意して欲しいのは、使い古されたクリアファイルではなく新品のクリアファイルを使うことです。クリアファイルは何度も使うと傷んできます。傷んだクリアファイルで送った場合、受け取った側は「何で、こんなクリアファイルで送ってくるんだ」と悪い印象を与えてしまいます。

クリアファイルは100円ショップなどで、10枚入りのもので100円といった形で販売されているので、まとめて買った方がお得です。

宛名は手書きで赤で履歴書在中と書く

封筒に書く宛名ですが、この部分は手書きで書いた方が良いです。ラベルシールにプリンとしたものを張りつけると、どうしても事務的な印象、DMのような印象を与えてしまいますので、この部分は手書きをお勧めします。

宛名の書き方ですが、縦書きでも横書きでもどちらでも構いません。書き出しの都道府県名も郵便物は郵便番号で仕分けされるため必須ではありません。

宛名で注意したいのは、
・住所のつなぎは「-」ではなく町目、番地、号で書く
・ビル階数はFではなく階で書く
・部屋番号は数字だけではなく最後に号室を付ける
・株式会社や有限会社などの法人格は(株)や(有)で略さない。
・採用担当者様ではなく採用ご担当者様で書く
・担当者の個人名が分かっているなら、採用ご担当 ●●様 宛 と書く。

また、履歴書が入っていますよと伝える為に、赤で履歴書在中と書いて下さい。縦横の向きは宛名と同じで構いません。色は必ず赤で書いて下さい。黒で書いてしまうと見落とす可能性があります。

封筒の裏面ですが、右下に自分の住所と名前を記載してください。こちらの向きも表面の宛名と合わせてください。

切手は特にこだわらなくてOK

切手に関してですが、こだわって記念切手などを貼る人もいますが、とくにこだわる必要はありません。アニメキャラの切手などが販売されていますが、この場合は避けておいた方が無難です。

郵便局に行って切手を買うと、水で裏面の乗りが溶けるタイプと、裏面がシールになっているタイプがあります。個人的には裏面がシールになっている方が、手間がかかりません。

郵送する際の切手に関してですが、A4の白封筒でクリアファイルに添え状1枚、履歴書A3 1枚、もしくはA4 2枚、職務経歴書3~4枚を入れて、だいたい140円の送料がかかります。

送り方は、配達記録や簡易書留にする必要は無く、普通郵便で送って大丈夫です。

以上が、応募書類の送り方になります。

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